封筒の書き方：表の宛名と裏の差出人

表の書き方：縦書きと横書きの違い

封筒の表に書くのは、郵便番号と、相手の住所・氏名・敬称です。住所と氏名を合わせて「宛名（あて名）」と呼びます。縦書きでも横書きでもこの順番は変わらず、郵便番号から始めて住所、氏名と続けます。縦書きのほうが丁寧だと思われがちですが、どちらかでなければならないという決まりはありません。内国郵便約款には、封筒やはがきを縦長に使う場合と横長に使う場合の両方の書き方の例が載っています。改まったお礼状なら和封筒を縦長にして縦書き、仕事の書類や招待状なら横長にして横書き、というように、手紙の内容と相手に合わせて選んでかまいません。

縦書きは、お礼状やお祝い、目上の人への手紙など、改まった場面でよく使われる書き方です。住所は封筒の右端寄り、郵便番号枠の下あたりから書き始め、1行か2行に収めます。番地は「一丁目二番三号」のように漢数字で書き、マンション名や部屋番号で長くなるときは2行目に回して、1行目より少し下げて書くと読みやすくなります。氏名は封筒の中央に住所より大きな字で書き、そのすぐ下に「様」を続けます。

横書きは、洋封筒や長3封筒を横長にして使うほか、角2のような封筒を縦長のまま使うときにもよく使われる書き方で、ビジネスの書類やカードに向いています。住所は上のほうに左から書き、番地は「1-2-3」のように算用数字にすると自然です。氏名は住所の下、封筒の中央に大きめの字で書きます。封筒を縦長に使うか横長に使うかで切手を貼る位置も変わるので、貼る前に切手の貼り方で確かめ、貼る切手の額は封筒の切手代で中身から調べておくと安心です。

郵便番号の書き方：手書きと印刷で決まりが違う

郵便番号の書き方は日本郵便の内国郵便約款に細かく決められていて、手で書くときとパソコンで印字するときでは内容が違います。まず、手書きする場合です。定形郵便物やはがきにあて名を手書きするときは、郵便番号を郵便番号枠の中に、アラビア数字で1字ずつ、枠に触れないように丁寧に書きます。筆記用具は黒または青のものを使い、封筒やはがきを横長に使う場合も同じ書き方です。郵便番号枠とあて名の間は10mm以上あけます。

枠に触れないように書くのは、数字が線と重なると読み取りにくくなるからです。ペンは黒か青と決まっているため、赤や緑、薄い色のペンは郵便番号には使えません。赤い枠の中では、赤や薄い色の数字は枠に紛れて見分けにくくなります。枠とあて名の間隔は書いてみると意外に広く、長3封筒を縦長に使うなら、住所を枠のすぐ下に詰めて書かず、指1本分ほど下げたところから書き始めるとこの間隔を守れます。

印刷する場合の決まりは、手書きとはかなり違います。パソコンやワープロであて名を印字するとき（郵便番号を郵便番号枠の中に書く場合を除きます）は、郵便番号をあて名の最初の行に、アラビア数字で左横書きに印字します。3けた目と4けた目の間はハイフンでつなぎ、数字とハイフンは等間隔にします。数字の大きさは縦2.4〜6.0mmで、半角の数字は使えません。郵便番号の前後に「〒」や「郵便番号」などの文字や記号を付けたり、郵便番号を枠で囲んだりはしません。郵便番号とあて名の間は2mm以上あけます。あて名ラベルを貼る場合や定形外郵便物でも同じです。

手書きとの違いは主に3つあります。まず、郵便番号は枠の中ではなく宛名の1行目に印字します。枠にぴったり合わせて印字するのは難しいので、枠のある封筒でもこの書き方が使えるということです。次に、手書きの習慣で付けたくなる「〒」は付けません。そして数字は全角で「１２３－４５６７」のように入力し、半角の「123-4567」にはしません。宛名ラベルに印刷して貼る場合も、この決まりがそのまま当てはまります。

会社あての書き方と、「在中」などの朱書き

会社や役所に送るときは、住所の次に会社名、部署名、役職、氏名の順に書きます。会社名と部署名が長くなりがちなので、書き始める前に全体の配置を考えておくと失敗が減ります。住所や会社名・部署名が長いときは、最初に相手の氏名を中央に書くとバランスがとりやすくなります。会社あての丁寧な手紙では「（株）」のような略字を使わず、「株式会社○○」と書くのが正式とされています。敬称は、現代ではほとんどの場合「様」で構いません。団体や部署あての手紙で「○○課御中 郵便太郎様」のように敬称を重ねるのは誤りです。

社名は略さずに書くだけでなく、「株式会社」が社名の前に付くか後ろに付くかも、相手の正式な社名のとおりにします。敬称を重ねないというのは、相手の名前がわかっていれば個人あての「様」、わからないときや部署全体に読んでほしいときは会社や部署あての「御中」と、どちらか一方だけを付けるということです。たとえば担当者がわかっているなら「株式会社〇〇商事　経理部　部長　佐藤一郎様」、部署に届けばよいなら「株式会社〇〇商事　経理部御中」となります。役職は氏名の前に少し小さめに書き、「様」は氏名のあとに付けます。

請求書や見積書、履歴書などを送るときは、表に「請求書在中」のように中身を書き添えるのが一般的です。会社に届いた郵便物はまとめて仕分けられてから担当者に渡ることが多いので、中身がひと目でわかれば、ほかの郵便物に紛れて後回しにされるのを防げます。書く位置は表の左下が一般的で、縦書きの封筒なら縦に、横書きの封筒なら横に書き、定規で四角く囲みます。赤いペンで書くのが習わしで、これを「朱書き」と呼び、宛名の本人だけに開けてほしいときの「親展」も同じように朱書きにします。

赤で書くものには、在中や親展のような習慣のほかに、日本郵便の決まりとしての速達の印もあります。速達にするときは、縦長の郵便物なら表面の右上部に、横長の郵便物なら右側部に赤い線を引き、郵便窓口に出すかポストに投かんします。右上や右側の赤い線は速達の目印になるので、ふつうの郵便で送る封筒では、そのあたりに赤い線や赤い囲みを入れないほうが無難です。速達にかかる料金は速達・書留の料金にまとめています。

裏の書き方：差出人、封じ目の〆、日付

封筒の裏には、差出人として自分の郵便番号、住所、氏名を書きます。開ける前に誰からの手紙かがわかるように、表と同じくらい丁寧に書いておきたいところです。日本郵便の手紙の書き方の案内には、書く位置と大きさの目安があります。横書きの封筒では、差出人の住所・氏名を裏面の下部3分の1に収まるように書くとよいとされています。縦書きの封筒では、裏面への差出人の住所の書き方が2とおりあります。いずれも表書きより小さな字で書くとよいとされています。

横書きの封筒なら、その範囲に郵便番号、住所、氏名の順に、左寄せか中央寄せで書くと収まりがよくなります。縦書きの2とおりの書き方は、一般的には、封筒の中央の継ぎ目をはさんで右側に住所、左側に氏名を書く形と、継ぎ目の左側に住所と氏名をまとめて書く形です。どちらを選んでも失礼にはならないので、住所の長さや継ぎ目の位置を見て書きやすいほうを選んでください。裏に郵便番号枠が印刷されている封筒なら、自分の郵便番号はその枠に書きます。

のりで封をしたら、ふたと本体の境目に「〆」を書きます。〆は「確かに閉じました」という印で、受け取った人にとっては途中で開けられていないことの目安にもなります。「×」と見間違えられないように〆の形ではっきり書き、改まった手紙では「封」や「緘」、お祝いの手紙では「寿」を使うこともあります。日付は必ず書くものではありませんが、改まった手紙や書類ではよく書かれ、裏の左上に、縦書きなら漢数字、横書きなら算用数字で書くのが一般的です。

宛名を印刷するなら横書きで

このページのボタンを押すと、OpenLabelMakerのラベルエディタが長形3号（長3）の封筒の大きさで開きます。日本語のページから開いた場合は、宛名のブロックと、「〒」を付けない全角の郵便番号の見本が入っていて、先ほど説明した印字の決まりに沿った形から始められます。差出人は裏に書くものなので、表には宛名だけを印刷すれば十分です。インストールは不要で、ブラウザだけで使えます。なお、エディタのメニューやボタンは英語表示です。日本語の宛名には、フォントを Noto Sans JP に切り替えて使います。

ただし、エディタの文字は横書きだけで、縦書きの宛名を自動でつくる機能はありません。1文字ごとに改行すれば縦に並べることはできますが、住所や会社名が長いと手間がかかり、行をきれいにそろえるのも難しくなります。縦書きで出したい改まった手紙は手書きにし、印刷するときは横書きにする、と使い分けるのが現実的です。横書きの宛名も約款に例が載っている書き方なので、仕事の書類にもそのまま使えます。

1通を印刷する流れは次のとおりです。

1. ボタンからエディタを開き、手元の封筒が長3かどうかを確かめます。長3以外の封筒なら、封筒のサイズ一覧から使う封筒を探してください。エディタは長形・角形・洋形を含む70種類の封筒に対応しています。
2. 宛名のブロックに、1行目の郵便番号を全角で入れ、続けて住所、会社名と部署名、氏名と敬称を入力します。
3. フォントを Noto Sans JP にして、文字の大きさと位置を整えます。ブロックは動かしたり大きさを変えたりできるので、宛名が封筒の中央に来るように、郵便番号の数字が小さくなりすぎないように調整します。
4. 封筒と同じ大きさのPDFに書き出すか、そのまま印刷します。家庭用プリンターの多くは長3封筒に印刷できますが、封筒の入れ方はプリンターによって違うので、先にふつうの紙に試し刷りして位置を確かめると失敗が減ります。

アカウントがなくても1通ずつの印刷やPDFの書き出しはでき、その前に短い広告が表示されます。何十通も出すときは、Excel や CSV の住所録を読み込んで1件ごとに封筒やラベルを印刷する差し込み印刷が使えます。差し込み印刷には無料のアカウントが必要です。無料プランには月ごとの上限があり、Proプランなら上限はありません。角形2号のように幅の広い封筒は家庭用プリンターに入らないことが多いので、A4の21面ラベルに宛名を印刷して貼る方法もあり、印字の郵便番号の決まりはラベルでも同じです。差出人は裏に手書きするか、差出人用の小さなラベルを印刷して貼ると手早く済みます。